Werkneemster pleegt urenfraude

Een werkgever in de gezondheidszorg werkt met een systeem voor Employee Self Service. Werknemers geven online hun beschikbaarheid aan en hebben toegang tot hun eigen roosters. Ze kunnen ook zelf roosterwijzigingen doorvoeren. De werkgever ontdekt dat een medewerkster 19 diensten, waarop zij stond ingeroosterd, niet heeft verricht terwijl ze deze diensten ook niet uit haar gewerkte urenrooster heeft gehaald. Een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst volgt.

Hoe komt de werkgever er bij dat ze niet heeft gewerkt?
De medewerkster verricht haar werkzaamheden in een elektronisch cliëntendossier. Om daarin te kunnen werken moet zij met haar eigen wachtwoord inloggen. Op de betreffende 19 dagen heeft zij niet ingelogd, dit is steeds een collega geweest.

Voor toegang tot haar werkplek moet de medewerkster een badge gebruiken. Op geen van deze 19 dagen is haar badge gebruikt.

Verweer 1: niet gewerkt, maar vervangen, iemand moest mijn rooster aanpassen
De medewerkster beweert aanvankelijk dat zij er niet van op de hoogte was dat zij, ingeval zij een dienst ruilde met een oproepkracht, dit zelf moest wijzigen in het urenrooster.

Op de zitting wordt echter duidelijk dat ze dit wel degelijk wist. De fout zou een gevolg zijn van gemakzucht en onwetendheid, niet een bewuste poging tot frauderen. De gemakzucht van de medewerkster gaat volgens de rechter kennelijk zo ver dat zij ook nooit de moeite genomen heeft om haar aanname, dat iemand haar dienst zou verwijderen, te controleren.

Het employee self service systeem betekent dat de medewerkster haar eigen urenadministratie dient bij te houden en dat ze er zelf verantwoordelijk voor is dat dat deugdelijk gebeurt. Het is eenvoudig werk dat ook goed uitvoerbaar is met de middelen die haar ter beschikking staan. Onder die omstandigheden gaat het niet aan een leidinggevende mede verantwoordelijk te maken voor haar eigen nalatige gedrag.

Verweer 2: wel gewerkt, maar badge niet gebruikt en niet ingelogd
Volgens de medewerkster gebeurt het regelmatig dat de deur wordt opengedaan door de al aanwezige collega wanneer ze arriveert bij aanvang van haar dienst. Er vindt dan geen badgeregistratie plaats. Verder zou zij vaker werken onder de inlognaam van een van haar collega’s.

Tegen deze stellingen kan de werkgever geen bewijs inbrengen. De rechter laat de diensten waarbij dit speelt buiten beschouwing.

Verweer 3: niet gewerkt, maar vakantie
Volgens de medewerkster had ze ook een aantal van de 19 dagen vakantie.

De rechter concludeert dat ze op deze dagen ingeroosterd was en dat dat ook zo stond genoteerd in de urenregistratie. Zij was echter niet aanwezig, want had verlof. Dat verlof had ze echter nooit aangevraagd. Het moet voor de werkgever niet duidelijk zijn geweest dat de medewerkster de betreffende diensten niet zou verrichten. Toch heeft iemand haar tijdens de betreffende diensten vervangen, want als er niemand zou zijn verschenen was dat wel opgevallen. Ze moet de betreffende diensten dus zelf geruild hebben met een collega of zich hebben laten vervangen door de oproepkracht.

Fraude of nalatigheid
Rest de vraag hoe dit handelen van de medewerkster gekwalificeerd moet worden. Als fraude, zoals de werkgever betoogt, of toch slechts als nalatigheid, zoals de medewerkster stelt.

De rechter gaat eerst in op de dagen waarop zij verlof zou hebben opgenomen. De medewerkster neemt verlof op zonder daarvoor een aanvraag in te dienen en zonder haar leidinggevende daarin te kennen. Toestemming heeft ze er dus niet voor gekregen. Zij heeft zelf voor vervanging gezorgd, mogelijk door het inschakelen van de oproepkracht. In dat geval heeft zij ook extra loonkosten veroorzaakt. Deze “illegale” vakantie-uren registreert zij niet in het urensysteem. Volgens haar urenadministratie heeft zij daarom op deze dagen gewerkt, terwijl dat niet zo is.

Er bestaat geen enkele twijfel over dat de medewerkster weet dat zij vakantie moet registreren. Ook kent zij de consequenties als zij dat niet doet, dan blijven uren ten onrechte als gewerkt in haar administratie staan. Enige tekst en uitleg waarom een en ander zo gelopen is heeft zij niet gegeven.

Van een werknemer die zijn eigen urenadministratie bijhoudt mag de werkgever verwachten dat deze dat tijdig en op een juiste wijze doet. Verzuim om alle vrije dagen in te voeren voordat de jaarlijkse urenadministratie wordt afgesloten is op zich al in ernstige mate nalatig. Maar in dit geval komt daar bij dat de medewerkster haar leidinggevende ook nog eens onwetend heeft gehouden van het opnemen van verlof. De werkgever wist dus niet dat de medewerkster verlof genoot terwijl zij volgens de urenadministratie had gewerkt. Mede gelet op de frequentie waarop dit is gebeurd is het niet meer geloofwaardig dat hier enkel van gemakzucht sprake is en ligt fraude, als verklaring, aanmerkelijk meer voor de hand.

En mocht toch geen sprake zijn geweest van opzet op bevoordeling bij de medewerkster, dan is in ieder geval sprake van handelen waarbij ze willens en wetens accepteerde dat de werkgever niet zou ontdekken dat zij niet gewerkt heeft en haar urenadministratie foutief was ingevuld. Dat kwalificeert als ernstig verwijtbare nalatigheid.

Wat betreft de inzet van de oproepkracht handelt de medewerkster in strijd met de regels (zelf rooster aanpassen). Toch onderneemt zij geen enkele actie om, eventueel achteraf, te voorkomen dat uren verkeerd worden geadministreerd. Ze vraagt niet aan de oproepkracht om aan de leidinggevende te vragen de uren van de medewerkster uit het rooster te halen, ze doet het zelf ook niet en ze controleert niet achteraf of een en ander correct is verwerkt. Ook niet als aan het eind van het jaar de urenadministratie moet worden afgesloten. De parallellen met haar handelen rondom de verlofuren dringen zich op.

Voor zover deze feiten zelf al niet voldoende aannemelijk zouden maken dat sprake is van fraude of ernstig verwijtbare nalatigheid slaat de weegschaal in ieder geval definitief ten nadele van de medewerkster door als gevolg van de kwalificatie van haar handelen ten aanzien van de verlofuren. Zij heeft immers blijk gegeven bewust fraude te plegen, althans willens en wetens te accepteren dat onjuistheden in haar urenadministratie niet worden ontdekt. Daarmee ligt het meer voor de hand dat hiervan ook sprake is bij de inzet van de oproepkracht dan dat van “niet kwaad bedoelde gemakzucht” sprake zou zijn.

Conclusie rechter
Volgens de rechter is sprake van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten aan de kant van medewerkster. Zij heeft daardoor de werkgever benadeeld. De rechter ontbindt de arbeidsovereenkomst zonder toekenning van een transitievergoeding en een billijke vergoeding.

Let op: Een employee self service systeem legt veel verantwoordelijkheid voor een correctie urenregistratie bij de medewerker zelf. Nalatigheid en zelfs fraude liggen daarmee helaas op de loer. De rechter kiest in dit geval, dat sterk naar fraude riekt, volledig de kant van de werkgever.